• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd

Digitaliseren >  Post

Zonder omkijken uw post in uw mailbox of DMS? Laat 2dA uw post digitaliseren


Eenvoudig en snel uw inkomende post per e-mail of in uw document management systeem (DMS) ontvangen kan door uw post te laten digitaliseren; Dataspecialist 2dA verzamelt uw poststukken dagelijks, ondermeer uit een postbus, en digitaliseert aansluitend.

 

Afhankelijk van de criteria die u aan toekomstig gebruik van uw digitale data stelt en uw budgeteisen, kunt kiezen uit drie 2dA kwaliteitsniveaus, te weten: 
level 1   standaard scannen 
level 2   scannen en optimaliseren 
level 3   scannen, optimaliseren en metadateren

 

Na het digitaliseren van de post vindt volautomatisch en direct verzending plaats naar de persoon of afdeling. Vanzelfsprekend kan deze ook naar meerdere ontvangers gestuurd worden of kan binnen uw organisatie voor verdere interne verspreiding zorg gedragen worden. Hierbij geldt dat post die voor 09.00 uur is geleverd uiterlijk om 13.00 uur al voor u digitaal beschikbaar kan zijn! Desgewenst wordt een langzamere levering afgesproken.

 

2dA-proces post digitaliseren:
2dA voert uw postverwerking snel, correct en veilig uit in vijf stappen:

Verzamelen van poststukken en transport naar een 2dA scanstraat;

Scheiding van post welke conform afspraak gedigitaliseerd moet worden en bijvoorbeeld reclame-uitingen en uitnodigingen waarvan het digitaliseren achterwege moet blijven;

Scannen post, volgens afgesproken kwaliteitslevel (3 opties), met eventueel volautomatische dataoptimalisatie en/of metadatering;

Volautomatische verzending van de digitale post, conform afspraak naar een of meerdere afdelingen, medewerkers of anderszins;

Opdrachtafhankelijk (tijdelijk) beheer, periodieke nasturen of vernietigen van origineel materiaal.

 

De voordelen van post digitaliseren door 2dA 

  • Efficiencyverhoging

Minder handelingen voor beschikbaar komen informatie;
Eigen medewerkers kunnen zich op core business richten;
Verbetering van informatievoorziening zowel binnen de eigen organisatie als naar de klant;
Digitale data is full text doorzoekbaar;
Afhankelijk van uw doelstelling kan tijdens digitaliseren van u post tot volautomatische toevoeging van metadata worden overgegaan. Zo wordt ook de digitale data uit uw post multi doorzoekbaar;
Mogelijkheid tot opslag van originele scans bij 2dA;


  • Kostenbesparing;

Reductie op uw postactiviteiten tot wel 50% mogelijk, want geen nevenactiviteiten voor eigen medewerkers en/of geen postkamer meer benodigd;
Geen extra archiveringskosten;
Geen investeringskosten (niet in financiële zin en niet op het gebied van dataopslagcapaciteit).

 

  • Duidelijke kostenverrekening;

2dA factureert uitsluitend per poststuk, conform de in de offerte opgenomen wensen/eisenlijst en het gekozen scanlevel; U komt niet voor verrassingen te staan: 2dA hanteert GEEN abonnementen, jaarlijkse licentiekosten of een onoverzichtelijke ‘tiksysteem’.

 

  • Snel en zonder inspanning beschikbaar;

Uw digitale post is - afhankelijk van uw wensen - nog dezelfde dag digitaal beschikbaar; Een veelvoorkomende afspraak is dat post die voor 09.00 is geleverd voor 13.00 uur op dezelfde dag digitaal beschikbaar is. Andere termijnen, zoals een 24- of 36-uurs levering, behoren tot de mogelijkheden;
Via elke internetverbinding, overal ter wereld, geautoriseerd en - afhankelijk van die verbinding - binnen seconden  oproepbaar;
En dankzij toegevoegde search-software, multi doorzoekbaar.

 

  •  Alle formaten mogelijk!

Formaat standaard tot A3 (ipv maximaal A4). Indien gewenst ook scannen tot A0+ formaat;
Digitale data altijd compatible met nagenoeg alle softwarepakketten.

 

  • Veiligheid

Sterk gereduceerde kans op zoekraken documenten;
Tenzij anders overeengekomen maakt 2dA uitsluitend gebruik van beveiligde, nationale datatransportverbindingen; Hiermee garandeert 2dA de hoogste mate van veiligheid in datatransport en beschikbaarheid van uw informatie.  
Geen opslag van brandbaar en ruimte innemend materiaal in kantoor-, werk- en archiefruimte.


TIP   Laat u adviseren door een 2dA-specialist

- welk kwaliteitslevel toereikend is voor uw doelstellingen, denk ook aan:
- Substitutiewetgeving, als u voor vernietiging van poststukken met een dergelijk karakter binnen de wettelijke bewaartermijnen in aanmerking wilt komen.
 

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact